Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst (“Overeenkomst”) is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door AUTOPERATE.AI ten behoeve van het restaurant dat gebruik maakt van de AI telefonie dienst.

Artikel 1. Partijen

• Verwerkingsverantwoordelijke:het restaurant dat een abonnement heeft afgesloten voor de AI telefonie dienst van AUTOPERATE.AI (hierna: “Restaurant”).
• Verwerker:AUTOPERATE.AI, ingeschreven bij de KvK onder nummer 97483672, gevestigd te Heerlen, Nederland (hierna: “Verwerker”).

Artikel 2. Doel van de verwerking

Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Het aannemen en afhandelen van telefonische oproepen namens het Restaurant via een AI receptionist
• Het verwerken en vastleggen van reserveringen
• Het opnemen van gesprekken ten behoeve van kwaliteitsbewaking en dienstverlening
• Het doorsturen van gesprekssamenvattingen en reserveringsgegevens naar het Restaurant

Artikel 3. Categorieën persoonsgegevens

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Naam van de beller (indien opgegeven tijdens het gesprek)
• Telefoonnummer van de beller (caller ID)
• Gespreksinhoud (transcriptie van het telefoongesprek)
• Gespreksopnames (audio opname van het volledige gesprek)
• Reserveringsgegevens (datum, tijd, aantal personen, naam, bijzonderheden)

Artikel 4. Bewaartermijnen

• Gespreksopnames en transcripties: maximaal 90 dagen na het gesprek
• Reserveringsgegevens: maximaal 12 maanden na de reserveringsdatum
• Caller ID gegevens: maximaal 90 dagen na het gesprek

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens automatisch en onherroepelijk verwijderd.

Artikel 5. Sub-verwerkers

Verwerker maakt gebruik van de volgende sub-verwerker voor de uitvoering van de AI telefonie dienst:

• Retell AI Inc.
  Vestiging: Verenigde Staten
  Functie: spraakherkenning, AI gespreksvoering en gespreksopnames
  Beveiliging: SOC 2 Type II gecertificeerd
  Doorgifte: op basis van EU Standard Contractual Clauses (SCC's) conform artikel 46 lid 2 sub c AVG

Verwerker informeert het Restaurant vooraf over wijzigingen in sub-verwerkers. Het Restaurant heeft het recht bezwaar te maken tegen een nieuwe sub-verwerker. Indien geen aanvaardbaar alternatief beschikbaar is, kan het Restaurant de overeenkomst opzeggen.

Artikel 6. Beveiliging

Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of vernietiging. Deze maatregelen omvatten:

• Versleuteling van gegevens in transit (TLS) en in rust (AES-256)
• Strikte toegangscontrole op basis van rollen en minimale rechten
• SOC 2 gecertificeerde infrastructuur bij sub-verwerkers
• Regelmatige beveiligingsaudits en monitoring
• Gegevensopslag binnen de EU waar mogelijk, met SCC's voor doorgifte buiten de EU

Artikel 7. Gespreksopnames

Alle telefoongesprekken die via de AI receptionist worden gevoerd, worden opgenomen. Deze opnames worden gebruikt voor kwaliteitsbewaking, geschillenbeslechting en verbetering van de dienstverlening.

Verantwoordelijkheid informeren bellers: het Restaurant is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor het informeren van bellers over het feit dat gesprekken worden opgenomen. Dit dient te gebeuren via de website van het Restaurant, de algemene voorwaarden, of andere passende communicatiemiddelen.

De AI receptionist zelf doet geen mededeling over opnames tijdens het gesprek.

Artikel 8. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen (bellers) kunnen hun rechten onder de AVG uitoefenen via het Restaurant. Het betreft onder andere:

• Recht op inzage in verwerkte persoonsgegevens
• Recht op verwijdering van gegevens en opnames
• Recht om bezwaar te maken tegen verwerking
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Verwerker zal het Restaurant binnen 5 werkdagen ondersteunen bij het afhandelen van verzoeken van betrokkenen.

Artikel 9. Datalekken

Verwerker meldt een datalek zonder onredelijke vertraging, en in elk geval binnen 48 uur na ontdekking, aan het Restaurant. De melding bevat minimaal:

• De aard van het datalek
• De categorieën en het geschatte aantal betrokkenen
• De waarschijnlijke gevolgen
• De maatregelen die zijn genomen om het lek te verhelpen

Artikel 10. Beëindiging en gegevensverwijdering

Bij beëindiging van de dienstverleningsovereenkomst zal Verwerker:

• Alle persoonsgegevens binnen 30 dagen na beëindiging verwijderen
• Op verzoek een schriftelijke bevestiging van verwijdering verstrekken
• Ervoor zorgen dat ook sub-verwerkers de gegevens verwijderen

Artikel 11. Audit

Het Restaurant heeft het recht om, na redelijke vooraankondiging en op eigen kosten, een audit uit te voeren of te laten uitvoeren om de naleving van deze verwerkersovereenkomst te controleren. Verwerker verleent hieraan medewerking.

Artikel 12. Toepasselijk recht

Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Maastricht.

Contactgegevens Verwerker

AUTOPERATE.AI
KvK: 97483672 | BTW: NL005273716B87
E-mail: info@autoperate.ai